Strategi
Mengefektifitas Waktu Untuk Meningkatkan Produktivitas Part 1
Tanpa kita sadari, waktu adalah hal
yang seringkali kita remehkan. Padahal saat ini, waktu terasa berjalan begitu
cepat. Sedikit saja kita lengah, maka lewat sudah waktu yang tepat.
Waktu jualah yang membedakan antara
orang sukses dan orang gagal. Bukankah Tuhan sama-sama memberikan manusia waktu
24 jam sehari? Namun, mengapa ada manusia yang sukses dan ada manusia yang
gagal? Jawabannya terletak di bagaimana mereka memanfaatkan setiap waktu yang
ada.
Waktu di era informasi juga menjadi
sedemikian pentingnya. Bahkan lebih penting dari uang itu sendiri. Uang yang
hilang bisa saja kembali, namun waktu yang tela lewat tidak akan pernah
kembali. Apalagi kecepatan arus informasi yang datang dan pergi menuntut kita
untuk selalu siaga di setiap waktu.
Sayangnya meskipun waktu begitu
penting, tidak banyak rekan-rekan yang bisa mengatur dan memanage waktunya
dengan baik. Bukannya mendapatkan efisiensi dan produktivitas tinggi, yang ada
justru membuang setiap kesempatan dan waktu yang ada dengan percuma.
Padahal jika kita mau menilik
sedikit saja, sebenarnya pengelolaan waktu begitu sederhana dan simpel. Kita
saja yang sering membuatnya rumit. Apalagi dengan kultur masyarakat Indonesia
yang cenderung suka menunda dan tidak on time. Oleh karena itu lewat buku ini,
jika Anda benar-benar menerapkan, Insya Allah ke depan hidup Anda akan lebih
teratur dan lebih baik lagi. Tidak percaya? Silahkan dicoba, semoga
bermanfaat.!
Berikut 50 Cara Cerdas Menggunakan
Waktu:
1. Waktu adalah penyeimbang yang luar
biasa. Tak peduli siapa Anda, berapa uang yang Anda punya, atau dimana Anda
hidup di muka bumi ini, kita semua memiliki waktu 24 jam yang sama dalam 1
hari. Waktu anda adalah sumber yang sangat berharga. Jangan pernah sia-siakan
waktu.
2. Benda-benda yang berserakan di rumah
dapat memperlambat langkah Anda dengan cara mengalihkan perhatian dari apa yang
sebenarnya ingin Anda lakukan. Untuk mengontrolnya, bersihkan, dan tata rapi
semua benda-benda setiap kali Anda selesai melakukan suatu pekerjaan.
3. Apakah Anda seringkali merasa khawatir
dengan apa yang belum Anda lakukan? Jangan membuang-buang waktu dengan selalu
merasa gelisah memikirkan berapa banyak waktu yang akan Anda habiskan untuk
menyelesaikan pekerjaan tersebut. Merasa gelisah akan membuat Anda merasa tidak
nyaman dan hanya menghabiskan energi saja. Pilih satu pekerjaan yang
membutuhkan banyak pergerakan, selesaikan dan beri penghargaan atas usaha Anda.
Menyelesaikan sesuatu dan kemudian mendapat penghargaan, akan membuat Anda
merasa lebih baik.
4. Apakah Anda selalu tiba di kantor setiap
pagi dengan merasa lelah karena harus banyak melakukan persiapan sebelum
meninggalkan rumah? Siapkan keberangkatan Anda pada malam hari sebelumnya.
Taruhlah jaket, kopor, kunci mobil di dekat pintu dengan posisi siap dibawa.
Aktifkan alarm Anda 15 menit lebih awal. Dengan demikian, Anda akan memulai
hari Anda dengan lebih baik.
5. Jika Anda tidak ingin melupakan
tugas-tugas yang harus Anda lakukan di beberapa hari mendatang, maka tulislah
di dalam buku catatan / agenda. Jangan hanya mengingatnya di kepala. Setelah
menulisnya, Anda bisa melupakannya. Sekarang, Anda bisa konsentrasi untuk
pekerjaan lain yang lebih penting.
6. Apa pemandangan yang terlihat dari meja
kerja Anda? Tembok kosong? Halaman luar? Ataukah orang-orang yang
mondar-mandir? Pemandangan dalam ruang kerja Anda adalah penting. Pemandangan
tersebut haruslah kondusif untuk bekerja dan bukan yang dapat mengganggu
kinerja Anda. Jika Anda harus memandang tembok yang kosong dan terasa kering,
tidakkah lebih baik menggantinya dengan foto yang lebih besar atau pemandangan
yang menyejukkan? Selalu usahakan untuk mencari pemandangan yang sesuai dengan
ruang kerja Anda.
7. Berapa harga dari 1 jam Anda? Jika Anda
memiliki gaji tahunan, pernahkan Anda menghitung upah per jam Anda? Pernahkah
terpikir untuk membayar orang lain dengan lebih murah dibandingkan dengan upah
Anda untuk pekerjaan yang kurang Anda sukai? Dengan cara ini Anda akan memiliki
banyak waktu untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang memberi bayaran lebih
kepada Anda.
8. Jika Anda menghabiskan 10 menit setiap
hari hanya untuk mencari barang-barang yang lupa dimana menaruhnya, maka Anda
membuang lebih dari 60 jam setiap tahun. Mulai sekarang, rapikan barang-barang
Anda di tempat yang mudah terjangkau.
9. Agar selalu merasa lebih segar dan
mencegah stres, Anda perlu melakukan senam setiap hari. Jika Anda melakukan
dengan teman, maka itu akan lebih baik. Stress dan badan yang tidak segar hanya
akan menghambat pekerjaan dan membuang banyak waktu Anda.
10. Catat daftar reward (penghargaan/hadiah)
yang Anda inginkan dalam buku catatan. Tuliskan semua. Jadi ketika suatu saat
Anda menginginkan memberi suatu penghargaan untuk diri sendiri, Anda hanya
perlu membuka buku catatan untuk melihat daftar reward yang Anda inginkan.
11. Apakah Anda pernah berpikir untuk
melakukan sesuatu yang bermanfaat untuk mengisi waktu yang tercuri dari Anda?
Jika Anda mengetahui bahwa Anda akan menunggu ketika janjian dengan seseorang,
atau makan siang Anda akan ditunda setengah jam lagi, atau teman yang menjemput
Anda terlambat karena macet, dsb. Maka Anda perlu menggunakan waktu tsb untuk
membaca buku, menulis rencana dalam buku kecil Anda, atau pekerjaan kecil
lainnya yang bermanfaat. Selalu siapkan di kopor Anda sesuatu yang bisa
dikerjakan untuk mengisi waktu-waktu yang tercuri tersebut.
12. Suatu ketika Anda merasa sangat lelah
dan tertekan, cobalah teknik relaksasi ini : sisihkan waktu untuk melihat dan
mengamati suatu benda (batang pohon, bentuk awan, dll). Tarik nafas dalam-dalam
dengan perlahan dan lepaskan. Teruskan sambil mengamati obyek tersebut. Setelah
15 – 20 menit, Anda akan merasa sedikit lebih nyaman.
13. Pernahkah Anda mengalami apa yang
dinamakan sebagai ”Penghalang Penulis”? Penghalang kreativitas adalah
penyia-nyiaan waktu yang luar biasa, dan bahkan sangat melelahkan secara
emosional. Suatu saat ketika Anda mengalami kemacetan dalam menulis, cobalah
teknik pembuka jalan ini. Tulislah sebuah surat kepada seseorang teman. ”Halo
Jhon...”, Anda mungkin bisa memulainya dengan kata-kata ini. Kemudian teruskan
menulis pidato, ”Saya harus menulis suatu naskah pidato untuk pertemuan
pemegang saham tahunan dan saya tidak memiliki ide yang jelas untuk memulai
dari mana. Kami mengalami tahun yang berat. ”. teruskan menulis kepada Jhon,
dan pidato Anda akan selesai dengan sendirinya.
14. Jika Anda tidak memiliki seseorang yang
diberi mandat (atau seseorang yang bisa dipercaya), atau Anda adalah orang yang
diberi mandat oleh seseorang untuk melakukan tugas-tugasnya, maka Anda harus
menjaga jalur komunikasi agar tetap terbuka. Tanyakan kepada atasan Anda, mana
tugas yang harus dikerjakan lebih dahulu. Meskipun Anda memiliki banyak
pekerjaan untuk dikerjakan, Anda akan memenangkan hati atasan jika Anda fokus
pada apa yang dia prioritaskan.
15. Kosongkan keranjang sampah Anda
setidaknya sekali sehari. Ingat, keranjang sampah bukan tempat menyimpan benda.
16. Apakah Anda memiliki kesulitan
berkonsentrasi? Atau Anda membutuhkan waktu 2 jam untuk mengerjakan pekerjaan /
tugas yang sebenarnya bisa dikerjakan dalam waktu 45 menit hanya karena tidak
bisa berkonsentrasi? Kemampuan berkonsentrasi bisa dipelajari dan ditingkatkan
dengan banyak latihan. Misalnya, membaca dan memahami data statistik dalam
laporan teknis yang rumit selama 30 menit. Berhentilah selama 10 menit, lalu
fokuslah kembali pada apa yang Anda baca. Lakukan ini secara rutin niscaya
kemampuan konsentrasi Anda akan meningkat.
17. Jika Anda mengalokasikan waktu untuk
melakukan pekerjaan untuk diri sendiri, buatlah prioritas dalam pekerjaan Anda.
Jangan sampai perhatian Anda teralihkan kepada sesuatu yang lain. Teman saya
yang terus bekerja sambil mengasuh anak-anaknya yang masih kecil mengatakan
bahwa ia selalu mendahulukan pekerjaan yang menjadi ”prioritas utama” pada
setiap harinya. Dia merasa bisa bekerja dengan maksimal, ketika anak-anaknya
tidur siang dan ketika dia menghindar dari pekerjaan-pekerjaan lain yang
prioritasnya lebih rendah pada hari itu.
18. Ketika seorang teman meminta Anda
membantunya, sementara Anda merasa tidak memiliki waktu untuk membantunya,
sebaiknya jangan mengatakan ”YA” kemudian melupakannya. Tetapi katakan, ”Saya
perlu waktu 24 jam untuk memikirkannya, nanti saya hubungi.” Ketika Anda
menghubungi dia untuk mengatakan ”TIDAK”, usahakan memberitahukan teman lain
yang mungkin bisa membantunya. Usahakan menolak dengan sopan supaya dia tidak
sakit hati.
19. Anda harus bisa memaksimalkan kerugian
Anda dengan cara memotong waktu penngerjaan tugas-tugas yang tidak produktif /
menguntungkan. Ketika Anda merasa telah bekerja sangat keras, membangun
hubungan, meyakinkan pelanggan, dsb. namun hasilnya terlihat tidak
menguntungkan, maka berhentilah. Ini saatnya mengubah arah. Akan lebih
bijaksana, jika Anda menggunakan energi dan waktu untuk melakukan tugas atau
pekerjaan lain yang lebih besar. Jangan lupa menentukan batas waktu
penyelesaian tugas / pekerjaan tsb.
20. Jika Anda merasa selalu sangat sibuk
setiap harinya, maka rancanakan untuk memberi diri Anda waktu 2 hari penuh
untuk berlibur sebagai reward atas usaha Anda selama ini. Lihat kalender dan
temukan hari libur yang sangat longgar bagi Anda. Lingkari tanggalnya, sehingga
kalender menjadi pengingat visual Anda. Pada 2 hari libur itu, bangunlah di
pagi hari dan lakukan apapun untuk menyenangkan Anda.
21. Ini cara untuk merencanakan hari Anda,
baik itu di pagi hari atau di malam hari sebelumny. (1) di selembar kertas
tuliskan jadwal pertemuan yang sudah ditulis di kalender saku Anda; (2) lihat
daftar di buku catatan Anda, dan daftar tugas penting yang harus dikerjakan
hari ini; (3) tambahkan ± 15 menit untuk istirahat demi menyeimbangkan hidup
Anda.
22. Belajarlah berbicara dan menulis secara
jelas dan padat. Baca buku, ikut kursus, dan sampaikan pendapat Anda
sesederhana mungkin. Jika seseorang meminta Anda 1000 kata, jangan memberi dia
1200 kata. Jika Anda diminta untuk berbicara 30 menit, jangan berbicara 40
menit. Terlalu banyak kata dapat membuang waktu Anda dan orang lain sia-sia.
23. Apakah daftar ”LIST TO DO” harian Anda
dipenuhi dengan banyak sekali pekerjaan yang harus diselesaikan? Jangan ragu
untuk menentukan prioritasnya. Pilih maksimal 3 tugas penting yang memungkinkan
untuk Anda kerjakan setiap harinya. Ingat seorang manajer yang sangat efektif
hanya memilih 3 tugas yang menjadi prioritas utama setiap harinya. Ketika
mereka selalu bisa menyelesaikan setiap tugas yang ada dalam daftar ”LIST TO
DO” harian mereka, semangat mereka akan semakin bertambah.
24. Apakah Anda pernah berpikir untuk
menulis daftar pekerjaan yang tidak harus dilakukan? Daftar ini meliputi
pekerjaan yang dapat Anda delegasikan kepada orang lain, tugas / pekerjaan yang
dilakukan hanya untuk menyenangkan orang lain, dan pekerjaan yang hasilnya
sangat sedikit atau tidak berarti. Untuk mengetahui apakah suatu tugas /
pekerjaan itu penting atau tidak, tanyakan pada diri sendiri, ”Apa akibat
terburuk jika saya tidak melakukan pekerjaan itu?” jika jawabannya ”tidak ada”
atau ”tidak banyak”, maka jangan lakukan pekerjaan itu.
25. Ketika berbicara dengan seorang teman
atau kolega, apakah Anda pernah berpikir, ”Apa lagi ya, yang perlu saya
bicarakan dengan dia?” Jika memang Anda berencana mengontak orang secara
berkala, buatlah daftar topik bahasan yang perlu dibicarakan dengan orang
tersebut dalam buku catatan. Ketika saat ini Anda memikirkan sesuatu yang perlu
dibicarakan dengan diam tuliskanlah dalam buku catatan Anda, jangan hanya
menyimpannya di kepala.
0 Komentar untuk "Strategi Mengefektifitas Waktu Untuk Meningkatkan Produktivitas Part 1"